Un logiciel de note de frais est une solution en ligne conçue pour rationaliser la gestion des dépenses des entreprises. Il permet aux équipes financières de suivre et analyser les dépenses de l’entreprise, de signaler et détecter les infractions aux politiques ou les fraudes aux dépenses. Il permet par ailleurs de réduire les coûts de traitement et les délais de remboursement. Ce logiciel moderne est conçu pour éliminer le travail manuel, accroître la sécurité, l’accessibilité et faciliter la collaboration entre les employés et les équipes financières.
Principales caractéristiques d’un logiciel moderne de déclaration des dépenses
Voici quelques-unes des caractéristiques indispensables d’un logiciel de notes de frais :
Numérisation des reçus avec un téléphone portable
L’un des plus gros problèmes en matière de déclaration de dépenses est la gestion des reçus papier fragiles. Bien que la gestion des factures et des reçus puisse être un casse-tête, nous savons qu’ils constituent des pièces justificatives essentielles des dépenses, tant pour les impôts que pour les contrôles. Notre fonction de numérisation des reçus fonctionne grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), permettant aux employés de transformer les reçus papier en reçus numériques en quelques secondes seulement !
De plus, la technologie OCR extrait d’un reçu physique les données cruciales de la note de frais comme le montant, la date des dépenses et le nom du fournisseur ; ce qui permet de réduire les efforts manuels.
Receipt-scanner
Un scanner de reçus rend la déclaration des dépenses aussi simple que possible ! Sa fonction d’auto-extraction prend en charge les erreurs de saisie de données susceptibles d’être commises par l’homme. Cela garantit qu’aucune erreur manuelle ne pourra être détectée par le système.
Comme ils sont sauvegardés sur le Cloud, ils peuvent être accessibles partout et à tout moment, que ce soit par l’employé ou par l’équipe des finances. Les équipes financières peuvent également accéder aux notes de frais plus rapidement grâce à un index consultable. Un logiciel de note de frais, comme Fyle, permet à l’équipe de rechercher des rapports en fonction de catégories telles que :
- les départements
- les titres
- les noms des employés, etc.
Pour mieux automatiser la gestion de vos notes de frais, une seule adresse.
Un module complémentaire de courrier électronique
Que votre entreprise utilise Gmail ou Outlook, un bon logiciel de note de frais vous permet d’avoir des modules complémentaires de messagerie électronique logés dans la boîte aux lettres pour une déclaration de dépenses transparente. Lorsqu’un employé reçoit une facture dans sa boîte de réception, il peut créer une note de frais facilement en un clic.
Le module est en mesure de scanner la facture, d’en extraire tous les détails nécessaires et de remplir automatiquement le formulaire de note de frais. Une fois ces tâches accomplies, l’utilisateur peut simplement consulter et enregistrer la note de frais.
Un moteur de politique global
En matière de gestion des voyages et des dépenses, les équipes financières doivent élaborer des politiques concernant les employés et les dépenses professionnelles. Par exemple, la plupart des entreprises ont des politiques pour les personnes en fonction de leur niveau, de leur département, de leur projet et d’autres catégories de ce type.
Ces politiques jouent un rôle essentiel dans la lutte contre la fraude aux frais. Ainsi, l’équipe financière doit clairement définir et exposer les résultats en cas de violation de ces politiques. En outre, votre équipe financière doit constamment mettre à jour les politiques de l’entreprise en fonction des besoins actuels de l’entreprise.
Par exemple, la crise sanitaire de la COVID-19 a obligé les entreprises à travailler à distance. Avec la directive WFH obligatoire, les dépenses et les politiques de l’entreprise ont également changé. Avec un moteur de politique robuste comme celui de Fyle, l’équipe financière peut continuellement mettre à jour ses politiques de voyage et de dépenses, quel que soit le changement.
